メール文章作成マニュアル

■件名
本文を読まなくても、内容がわかるよう簡潔にまとめる。

■本文
【宛名】
◆◆株式会社(←㈱など略さない、宛名にフリガナは記載しない)
** ●● ●● 様(←お名前はフルネーム、下のお名前が不明の場合は、苗字のみでOK)
(↑部署、肩書。なければ省略でOK)

【挨拶】
いつもお世話になります。(時候の挨拶は不要)

※年始最初に連絡する場合は、年始の挨拶を記載する。(1月中旬まで)
(例文)
明けましておめでとうございます。
本年もどうぞよろしくお願いいたします。

・返信が営業日ベースで2日以上かかった場合は、お詫びを記載する。
・依頼分の返信など先方に対応頂いたことがあれば、お礼を記載する。
・初めてメールさせて頂く際は、『Reクリエイト株式会社の●●です』を記載。2回目以降は不要。

【要旨】
・「打ち合わせの日程の件で、ご連絡させていただきました。」などメールの主旨を簡潔に説明する。
・返事がほしい場合は、「お手数ですが、ご返信いただきますようお願い致します」など明確に依頼する。

【詳細】
・自分は相手に何を伝えたいのか、相手に何をしてほしいのかということを明確にしてから文章を作成する。
・自分が説明しやすい順番でなく、相手が読んで理解しやすい順序で記載する。
・読んで頂く時間が短くなるよう、簡潔で丁寧な文章を心がける。
・用件は、5W2H(いつ・どこで・誰と・なぜ・何を・どのように・いくらで)を意識しながら、簡潔にまとめる。
・1メールは1用件で作成。(1通のメールに用件が複数あると分かりにくくなるため)
※先方が1メールに複数用件で送信された際は、まとめて1メールで返信する。
・あいまいな表現は避ける。
例)本日中 ⇒ 18時までに
でき次第/終わり次第 ⇒ ○日(○時)までに
・一文中に繰り返し同じ言葉を登場させない。(くどい+稚拙な印象を与えるため、別の言葉を選んだり、言い回しを変える)
・内容によっては、相手が分かりやすくするために、文章でなく箇条書きを使う。
・5行程度の意味のまとまりで一段落とする。段落間は1行空け、読みやすくする。
・メールなど書き言葉の場合は貴社、話し言葉の場合は御社を使う。
・日付を記載する場合は、1/23(月)など具体的に記載。(来週の月曜日など、読む時期によって変わる表現は使用しない)
・作成し終えたら、読む相手の立場になって読み返す。

【結びの挨拶】
よろしくお願いいたします。など簡潔な挨拶を記載する。

※年末最後に送信するメールには、年末の挨拶を追記する。
(例文)
本年も大変お世話になり、ありがとうございました。
来年もどうぞよろしくお願いいたします。

【署名】
送信内容に応じて、署名フォーマットは変更する。
Reクリエイト株式会社の後に送信者名を追記する。
下記は、ほんまる版の会社指定署名。
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ホームページのほんまる
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Reクリエイト株式会社 **
兵庫県姫路市東駅前町63番地エスリード姫路13F-01
E-mail:info@honmaru.red
ホームページURL: http://honmaru.red
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■To・CC・BCCの違い
To:必ず知らせなければならないメンバー
CC:参考までに知らせたいメンバー
BCC:参考までに知らせたいが、その人に対して同じメールを送ったことを、宛先やCCの人には知られたくないというメンバー

■Facebookの活用
履歴が会社で確認できるよう、原則PCメールで連絡する。
PCメールの返信がなく、期限が迫っているなど緊急の場合のみ、Facebookで連絡可。
※Facebookでお客様と連絡する際は、宛先、署名は不要。
「いつもお世話になります」から文章開始でOK。

About the author: 高垣順子