総務事務職養成マニュアル

■総務①-② 始業時間までに事務所内を清潔に清掃できる
■総務①-④ 裏紙の取り扱いが分かる
■総務①-⑤ PCデータの適切な取扱が分かる

■総務②-① 報告・連絡・相談が徹底できる
■総務②-④ 来客後の後片付けができる

■総務③-① 適切な言葉使いで電話対応ができる

■総務④-① 来客者に飲み物の提供が臨機応変にできる
■総務④-② 来客者に必要に応じて駐車券の配布ができる
■総務④-③ テプラで指示通りにシールの作成ができる

■総務⑤-③ ヤマト運輸、佐川急便の集荷依頼方法等が分かる

■総務⑥-④ 書類に応じた送付方法が分かる

■総務⑦-① 必要な資料をスキャンし、適切なタイトルで適切な場所に保存できる

■総務⑧-① 預り書類の不足有無が確認できる

■その他 通達事項の改定

退社時にすること

Re文書のファイル管理

納付書の管理

その他

■総務①-②  始業時間までに事務所内を清潔に清掃できる
・空気清浄機をつける
・加湿器をつける(冬季のみ)
・床掃除(クイックルワイパー → 掃除機)
(クイックルワイパーシートはウェットタイプを使用)
室内クイックルワイパー後、玄関床も掃除
・トイレ清掃
・業務テーブル、SC室テーブルをふく
・植物の葉・幹に霧吹きで水分補給(湿度の高い日は不要)
・裏紙入れトレイ内の用紙をシュレッダーにかける
・タオルを新しいものに交換
・アロマのセット

■総務①-④ 裏紙の取り扱いが分かる
・裏紙は使用後、卓上のクリアトレイに入れ、必ずシュレッダー。業務ルーム外に持ち出さない。

■総務①-⑤ PCデータの適切な取扱が分かる
・個人のフラッシュメモリ等の記憶媒体の使用は厳禁
(業務に必要な場合は会社から支給されたものを使用)
・業務中に個人的に作成したデータ(各自マニュアル等)は、
サーバー上のグーグルドライブの各自略称のフォルダに保存し、
各自のパソコンのデスクトップ・マイドキュメントには一切保存しない
・グーグルドライブは、勤務時間外はログインしない。

■総務②-① 報告・連絡・相談が徹底できる
・Trelloを用いてHPの確認等をお願いする場合は、URLを添付し、すぐに確認できる状態にする
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■総務②-④ 来客後の後片付けができる
・お帰りになってから、テーブルに手形がついていないか確認、次の方が来所される前に拭く。
椅子を整列する
・食器洗浄後、食器類スプーンは水が切れるように下向きに乾かし、収納時に水滴の跡、汚れなどが付いていないか確認した後収納する。

■総務③-① 適切な言葉使いで電話対応ができる
・電話は3コール以内でとる
3コール以内・・・「お電話ありがとうございます。Reクリエイトです。」
3コール以上・・・「お待たせ致しました。Reクリエイトです。」 ・
・発信者の会社名、名前まで聞く。
金融機関の場合は会社名、名前、支店名まで聞く。※部署がある場合は部署まで聞く。  (誰からの電話があったのかを特定)
・先方にSCのことを言う場合は、敬称なしで「北川」と言う
・事務所から社長携帯にかけるときは、事務所携帯からかける(LINEかSkypeで連絡)
・      〃      にメールをするときは、FBメッセージで送信
・社長の外出中に緊急連絡する必要がある時は、CL訪問中であっても社長携帯に電話可
電話に出なかった場合は、FBメッセージ送信
・社長が社長携帯の着信に出られない場合は、代わりに電話にでる。
「はい、北川の携帯です」と出る
【対応例】
・来客中→申し訳ございません、只今来客中ですので、後程お電話させていただきます
・電話中→申し訳ございません、只今別のお電話に出ておりますので、終わり次第お電話 させて頂きます
・トイレ、ハミガキ等すぐに対応可能な場合→電話中と同じ対応

◎社長不在時の社長宛の電話対応
・会社に電話があればすべて社長へ報告(営業セールも含む、同じ会社から複数回
電話があった場合、CLからの預り書類のFAX依頼など対応済みの要件もすべてメモで報告もすべて)。
⇒緊急でない場合は、社長机にメモをテープで貼ることで報告
【対応例】
①「申し訳ございません(orあいにくですが)、只今外出しております」
②「携帯に連絡をとりましてこちらからお電話させて頂きます」
・電話してほしい →「かしこまりました。連絡がとれ次第、北川から○○様へ電話するよう申し伝えます。」
・またかけなおす →「申し訳ございません、お電話がありましたことはお伝えさせて頂きます」
※ 業者からの場合は、「宜しくお願い致します」
・直接携帯にかける →お手数をお掛けして申し訳ございません、宜しくお願い致します。

◎聞き取りにくい電話があった場合の対応例
・声が小さい
→恐れ入りますが、お電話が少々遠いようですが
→恐れ入りますが、もう一度お願いできませんでしょうか
・早口で聞き取れない
→恐れ入りますが、もう一度お願いできませんでしょうか
「もう少しゆっくりと話してください」と直接的な言い方はしない。
部分的に聞き取れなかった場合は、極力その部分のみの確認にとどめる

■総務④-① 来客者に飲み物の提供が臨機応変にできる
・お客様が4名以上で来客の場合は、応接コーナー横のクッション付椅子を座りやすい位置に動かしておかけ頂く
・氷を入れるのは、アイスコーヒーとアイスティーとジュースのみ。
・先方がジュースを注文された場合(お一人で来所、来所者全員ジュースの場合のみ)は、
Re側はミネラルウォーター
・ジュース以外のものを注文された場合は、CL注文と同じものをRe側にも出す
※SCに出すのは、レギュラーブレンドか、温茶のみ。
・来所されて1時間経過毎に、再度飲み物をお出しする(最初の飲み物を含め合計3回まで)
・夏季で飲み物のご希望がない場合、1回目はレギュラーブレンド、2回目はミネラルウォーターをお出しする。
・冬季で飲み物のご希望がない場合、1回目はレギュラーブレード、2回目は温茶の順でお出しする。
・ミネラルウォーターは、冷えたものを青いワイングラスに入れる。(入れる量はグラスの7割)

温かいお茶 cup_pattern_1
冷たいお茶 cup_pattern_2
ミネラルウォーター cup_pattern_3
温かい飲み物 cup_pattern_4
冷たい飲み物 cup_pattern_5s cup_pattern_6

 

■総務④-②  来客者に必要に応じて駐車券の配布ができる
・滞在時間1時間(1時間未満の端数切り上げ)につき1枚お渡しする
例) 30分 → 1枚、 1時間10分 → 2枚
・書類渡し等アポなしで来客のCLには乾麺Pに停められているかお伺いする
停められていれば1枚お渡しする。停められていなければ次回よりお使い頂くよう伝える
・基本的には駐車券が不要の方  出入り業者(富士薬品など)

■総務④-③  テプラで指示通りにシールの作成ができる
・字体はゴシック
・白ファイルに貼る場合は、白テプラ、余白はふつう
・白ファイル以外に貼る場合は、透明テプラ、余白は狭く

■総務⑤-③  ヤマト運輸、佐川急便の集荷依頼方法等が分かる
・宅急便・メール便の集荷依頼は、ヤマト運輸はHP、佐川急便は電話で行う

■総務⑥-④  書類に応じた送付方法が分かる
◎簡易書留
・契約書(新規契約時)
◎宅急便 :送り状の品名欄は「書類」とする。送り状は送付物の上面に貼付する。
・預り書類の返却
・申告書、届出書控
・試算表
送付状の書類名は、「試算表(平成○年○月度)」
送付状の備考欄は、「試算表は試算表ファイルに綴じて保管をお願い致します」
※ パンチで穴をあけて、クリアフォルダに入れて送付
・個人の確定申告書控
・納付書
送付状の備考欄は「納付は平成○年○月○日までにお願い致します。」

◎普通郵便
・請求書
◎メール便
上記以外の書類(信書を除く)
【ヤマト運輸】長形3号封筒
出荷票にお客様控シールを貼り、その横に送付先(CLの場合は略称)を記入

【佐川急便】角型2号封筒
出荷票に送付先(CLの場合は略称)を記入

■総務⑦-① 必要な資料をスキャンし、適切なタイトルで適切な場所に保存できる
・基本的にスキャンは 解像度:150dpi カラーモード:グレースケール行う。
150dpiで鮮明にスキャンできなければ、鮮明になるまで解像度を上げてスキャンを行う。
・スキャンが完了した書類には「スキャン済み」と付箋メモを貼る。
・PDF化したデータがある場合、ドキュワークスのデータは不要とする。
・トレロ連絡時に保存場所のコメントは不要とする。
・スキャン後、横向きになっている書類は向きを整え保存する。

■総務⑧-① 預り書類の不足有無が確認できる
・書類整理開始前に、CLファイルに前月分資料がないか確認
・前月分・当月分・翌月分の資料が混合していた場合、月ごとにクリアファイルに分けて整理する。
・翌月分資料は、CLファイルにはさむ(H00年00月分と記入した付箋をつける)
・預り資料確認は各CLの『月次書類一覧』で行い、不足資料があればCLに依頼(必要があれば事前にSC報告)
・書類は月次書類一覧の順に綴り紐で綴じる
・CL書類と色メモは接触させない
・CL書類に付箋を使用する際は、付箋が入りこまないように整理した段階で目に入る位置に貼付
(各人専用色の付箋使用)
・税理士など源泉所得税対象の士業の請求書はスキャン、サーバー保存。
(保存場所:申告書類→2.年末調整→対象年度)
・扶養控除申告書はクリアフォルダに入れて、CLファイルに保管、全員分揃っているか確認
(弥生給与の表示順に整理)
不足内容(+記入日)を白メモに記入して扶養控除申告書を入れたクリアフォルダに貼る。
※ただし、年末調整をCLでされる場合は、Reにて扶養控除申告書の保管はしない。
※同じ年度で複数枚預かった場合、最新分を保管し、古い分は処分する。
・売上の請求書、経費の請求書は、弥生会計の売掛金、買掛金、未払金の補助科目の表示順に並べる
・領収書・請求書のコピー、FAX分は月次書類として綴じない。CLに原本のファイリングをを依頼。
・預かり書類内に、申告書、納付書が同封されている場合は、Trelloにコメントする。

■その他 通達事項の改定
・更新日を記載する
・追加変更箇所は、「網掛け」で記載する
・削除箇所は「二重取消線」で記載する
・前回更新分の「網掛け」箇所は網掛けをはずし、「二重取消線」箇所は文言自体削除する
・全社員回覧後、『通達事項』ファイルに綴じる
・新たな通達事項はTrelloで回覧し、更新する。

退社時にすること

・ゴミの日(月曜・木曜)18:00以降最初に退社したものがゴミ出しを行う。
・大ゴミの日は前日までに大ゴミを出しておく。
・ドルチェグストを使用していれば、受け皿を洗う、タンクに水が残っていれば捨てる。
・ポットに水が残っていれば捨てる。
・複合機の節電ボタンを押す(→画面が暗くなる)
・エアコン、空気清浄機の電源オフ確認
・留守電ボタンを押す

Re文書のファイル管理
・青ファイル → 法人顧客
・赤ファイル → 個人事業者顧客
・緑ファイル → REの内部書類
・白ファイル → その他、CL配布用の試算表

納付書の管理
・各CLのファイルの一番後ろのクリアフォルダに保管
毎月納付のCL→年末調整処理時に税務署からCLへの送付分のうち事務所で3部を預かる
残りは返却
納期特例のCL→                〃    すべてを事務所で預かる

その他 
・原則和暦を使用(弥生の登録、スキャンのファイル名等) ※エクセル文書のみ西暦を使用
・文書の字体はメイリオで統一
・郵便番号を入力する時は、必ずハイフンをいれる(670-0926)
・クリアフォルダに名称統一(クリアファイルという表現は使用不可)
・CL情報を新規登録する時は他のCLデータをコピー・修正せず、新たに入力・登録する
(例:弥生、筆ぐるめの住所録など)
・クリアフォルダに書類を入れる際の向きの統一(クリアフォルダの右上部に半円カットがくる状態を表面に)
・6色ファイルの予備作成分は輪ゴムでまとめて保管
・PC購入時の注意点
DELLの黒
メモリ(現状使用PCと同等以上)
ハードディスク容量(現状使用PCと同等以上)
ワード、エクセル使用可
・新しいPC購入後は以下を行う。
プリンタ・スキャナドライバインストール
宛名ラベル(デザインまんさい2)インストール(ホームページからダウンロード)
スマートセキュリティーインストール(ホームページからインストール)
サーバー使用用CDインストール(パソコンファイルのLink NabigatorのCDからインストール)
Doc Worksインストール(パソコンファイルのDoc WorksのCDでインストール)
・元帳印刷時の注意点
[プリンタのプロパティ設定] ページレイアウト:2 in 1
配置順:左から右向き
印刷方法:両面印刷
[綴り方] 用紙を横向きにした状態で上部にパンチで穴をあけ、綴り紐で綴る
・段ボールをゴミ箱の横に置く際は、宛名シールを剥がしておく。
・お客様にお渡しする書類(送付状、封筒、領収書など)に、相手の会社名を記載する際は、㈱、㈲など略さずに株式会社、有限会社と正式名称で記載する。
社内文書は、CL略称、㈱、㈲を用いて見やすく記載してOK。
・年賀状印刷時郵便番号等について、文字が外枠からはみ出て印刷されたものは不可、枠内に収まっていれば可とする。

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